Wybór wykonawców poszczególnych zadań zostanie przeprowadzony zgodnie z Decyzją Zarządu Stowarzyszenia Człowiek i Przyroda nr 2/05/2013 z dnia 30 maja 2013 roku:
DECYZJA ZARZĄDU STOWARZYSZENIA NR 2/05/2013 z dnia 30 maja 2013 roku
w sprawie trybu i zasad postępowania w przypadku zawierania umów w ramach realizacji projektu "Ochrona płazów na obszarach Natura 2000 w północno-wschodniej Polsce" (LIFE12 NAT/PL/000063), współfinansowanego ze środków Instrumentu Finansowego Unii Europejskiej LIFE+ oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
W związku z realizacją projektu "Ochrona płazów na obszarach Natura 2000 w północno-wschodniej Polsce" (LIFE12 NAT/PL/000063) Zarząd Stowarzyszenia „Człowiek i Przyroda” określa tryb i zasady postępowania w przypadku zawierania umów. Podstawą określenia trybu i zasad postępowania są: Kodeks cywilny, ustawa Prawo zamówień publicznych oraz Decyzja Zarządu Stowarzyszenia nr 1/09/2012 z dnia 6 września 2012 roku w sprawie wprowadzenia procedur i zasad zawierania umów przy udzielaniu zamówienia publicznego. Stowarzyszenie nie jest podmiotowo zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych - nie zostało wymienione wśród podmiotów, które muszą stosować ustawę (art. 3. ust. 1 ustawy). Zamieszczony poniżej tryb i zasady zawierania umów nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp zostały wdrożone na potrzeby realizacji projektu "Ochrona płazów na obszarach Natura 2000 w północno-wschodniej Polsce".
Stowarzyszenie przyjmuje zasadę stosowania następujących trybów postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego:
- w przypadku zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro stosuje się rozeznanie rynku;
- w przypadku zamówień o wartości przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro stosuje się tryb przetargu albo aukcji, o których mowa w art. 701 – 705 K.c. lub konkurs ofert.
Stowarzyszenie zobowiązuje się do zawierania umów z wykonawcami w formie pisemnej. Wymóg ten nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej oraz gdy wartość umowy nie przekracza kwoty 2 000 zł bez podatku od towarów i usług.
Stowarzyszenie zobowiązuje się uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcie umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości oraz potwierdzić zakres zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia.
Wybór wszystkich dostawców usług i towarów poprzedzony zostanie sporządzeniem kwestionariusza zamówienia, w którym wskazana zostanie szacunkowa wartość zamówienia, źródło finansowania oraz wybór trybu zamówienia.
Rozeznanie rynku w formie publicznego zapytania ofertowego
Etap I. Złożenie zapytania.
a. Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej Stowarzyszenia lub/i na podstronie projektu oraz na tablicy ogłoszeń w jego siedzibie.
b. wysłanie (drogą pocztową, e-mailem, faksem, lub osobiste dostarczenie) zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców.
c. W zapytaniu ofertowym określony zostanie czas, miejsce, przedmiot zamówienia oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty.
Etap II. Zebranie ofert
Zbieranie ofert odbywać się będzie w terminie nie krótszym niż 7 dni roboczych od dnia publikacji zapytania ofertowego.
Etap III. Porównanie ofert i wybór wykonawcy
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o przyjęte kryterium, jakim jest cena. Wymóg przeprowadzenia rozeznania rynku będzie spełniony, gdy zostaną złożone co najmniej dwie ważne oferty, lub w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej zapytanie ofertowe złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. Wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców – co najmniej dwie ważne oferty. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierające datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Po wyborze wykonawcy sporządzone zostanie pisemne uzasadnienie dokonanego wyboru.
Etap IV. Podpisanie umowy
Stowarzyszenie prześle pismo informujące o wyborze oferty wraz z odpowiednią umową do podpisania (w przypadku wartości zamówienia przekraczającej 2 000 zł netto). Jeżeli wartość zamówienia netto nie będzie przekraczała 2 000 zł zamówienie może zostać złożone bez zastosowania formy pisemnej (np. drogą telefoniczną lub mailową).
Rozeznanie rynku dla zamówień o wartości do 2 000 zł netto
Etap I. Wyszukanie potencjalnych wykonawców zamówienia i złożenie zapytania.
a. Przeszukanie portali internetowych, katalogów, spisów firm itp. w celu wyłonienia potencjalnych wykonawców zamówienia.
b. Nawiązanie kontaktu z potencjalnymi wykonawcami zamówienia (dopuszczalny kontakt telefoniczny, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej, bezpośredni) i złożeniu zapytania ofertowego.
c. Przegląd stron internetowych potencjalnych wykonawców zamówienia i sporządzenie wydruku opisu, w tym ceny przedmiotu zamówienia.
Etap II. Zestawienie ofert
Zebranie i zestawienie wszystkich ofert. W przypadku uzyskania informacji o przedmiocie zamówienia drogą telefoniczną sporządzona zostanie notatka, zawierająca datę rozmowy, numer telefonu i nazwę oferenta, istotne elementy zamówienia i jego cenę brutto. W pozostałych przypadkach będą to wydruki ze stron internetowych oferentów, wydruki ofert przesłanych mailem lub oferty przesłane pocztą.
Etap III. Porównanie ofert i wybór wykonawcy
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o przyjęte kryterium, jakim jest cena. Po wyborze wykonawcy sporządzone zostanie pisemne uzasadnienie dokonanego wyboru.
Etap IV. Złożenie zamówienia
Złożenie zamówienia drogą telefoniczną, mailową lub tradycyjną pocztą.
Przetarg, aukcja, konkurs
Etap I. Zamieszczenie ogłoszenia o przetargu, aukcji lub konkursie.
a. Ogłoszenia o przetargu, aukcji lub konkursie, w zależności od wartości zamówienia, publikowane będą na stronie internetowej Stowarzyszenia lub/i na podstronie projektu oraz w jego siedzibie na tablicy ogłoszeń. W przypadku wartości zamówienia przekraczającej jeden milion złotych dodatkowo ogłoszenie będzie publikowane w prasie lokalnej, co w procesie zawierania umów gwarantuje uwzględnienie zasady jawności.
b. W ogłoszeniu o przetargu, aukcji lub konkursie określony zostanie czas, miejsce, przedmiot, warunki przetargu, aukcji lub konkursu (lub wskazany zostanie sposób udostępnienia tych warunków) oraz kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty. Ogłoszenie zawierać będzie opis przedmiotu zamówienia. W przypadku konieczności wskazania w opisie przedmiotu zamówienia konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, Stowarzyszenie dopuszcza rozwiązania równoważne (co gwarantuje poszanowanie zasady niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia).
c. Tryb i forma zawierania umów dla zadań objętych projektem gwarantować będzie poszanowanie zasady równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich, ponieważ nie będzie nakładać na potencjalnych wykonawców wymagań związanych m.in. z legitymowaniem się doświadczeniem w wykonywaniu zamówień w Polsce lub w wykonywaniu zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych.
d. W trybie wyboru wykonawcy uwzględniona zostanie zasada wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem.
e. Ogłoszenie o przetargu, aukcji lub konkursie wyznaczać będzie na składanie ofert termin nie krótszy niż 7 dni roboczych od dnia publikacji ogłoszenia, co umożliwi potencjalnym wykonawcom zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty. Procedura zawierania umów w ramach niniejszego projektu uwzględniać będzie zatem zasadę odpowiednich terminów.
f. W przypadku czynności, które mogą wykonać osobiście członkowie Stowarzyszenia ogłasza się konkurs wewnętrzny na stronie internetowej (lub/i podstronie projektu) oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Stowarzyszenia. W przypadku braku zainteresowania członków Stowarzyszenia, lub gdy osoby te nie spełniają odpowiednich wymagań, Stowarzyszenie ogłosi dodatkowy konkurs dla osób nie będących członkami Stowarzyszenia.
Etap II. Zbieranie ofert
Zbieranie ofert odbywać się będzie w terminie nie krótszym niż 7 dni roboczych od dnia publikacji ogłoszenia o przetargu lub aukcji.
Etap III. Porównanie ofert i wybór wykonawcy (ew. zamknięcie przetargu bez dokonania wyboru)
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryteria podane w ogłoszeniu. Po wyborze wykonawcy sporządzone zostanie pisemne uzasadnienie dokonanego wyboru. Stowarzyszenie powiadomi uczestników przetargu o jego wyniku lub o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru (z podaniem uzasadnienia zamknięcia przetargu), na piśmie lub drogą elektroniczną.
Etap IV. Podpisanie umowy
Umowy zawierane będą w formie pisemnej. Podpisanie umowy z wybranym wykonawcą nastąpi niezwłocznie po dokonaniu wyboru wykonawcy.
Postanowienia Decyzji wchodzą w życie z dniem podpisania i obowiązują do momentu zakończenia realizacji projektu "Ochrona płazów na obszarach Natura 2000 w północno-wschodniej Polsce".
Lech Krzysztofiak
...................................
(podpis w imieniu Zarządu)